Inloggen Account aanvragen

Formulering en Toon Belastingdienst

De teksten die wij als Belastingdienst publiceren moeten voor ieder lid van iedere doelgroep te begrijpen zijn. Om dat voor elkaar te krijgen, is het noodzakelijk dat wij onze teksten eenvoudig en duidelijk formuleren.

Wat bedoelen we daarmee? Er bestaat een hardnekkig misverstand dat we daarmee “Jip en Janneke taal” zouden bedoelen; dat is uitdrukkelijk niet het geval. Wat we wél bedoelen, is: schrijven in helder en modern Nederlands. Gebruik gewone woorden die iedereen begrijpt. Als een moeilijk woord of een moeilijke zin onvermijdelijk is, bijvoorbeeld omdat de wet zo’n formulering eist, leg dan in gewone woorden uit wat je ermee bedoelt. Kortom: vermijd formuleringen die je tekst moeilijk leesbaar maken voor de burger.

Door dit serieus te nemen heeft de Belastingdienst de laatste jaren bij belastingplichtigen veel aan vertrouwen gewonnen. Voor een goede verstandhouding met burgers is de toon die de Belastingdienst in brieven en andere teksten gebruikt van groot belang. Door de ‘ik-vorm’ te gebruiken en de lezer aan te spreken met ‘u’ krijgt de brief het gewenste persoonlijke karakter. Een overvloed aan lijdende vormen en ambtelijke uitdrukkingen maken de brief onpersoonlijk.

De toon van een brief moet passen bij het gewenste imago van de Belastingdienst: zakelijk, correct, betrouwbaar en respectvol. Laat de lezer merken dat je hem respecteert, ook als de voorafgaande contacten moeizaam verliepen. Burgers hebben recht op een respectvolle benadering door de overheid.

Niet zo:
In uw brief schrijft u dat u zich ten zeerste hebt verbaasd over het beslag dat de Belastingdienst heeft gelegd. Ik moet u zeggen, ook ik ben ten zeerste verbaasd en wel over hoe u dit serieus kunt menen. U bent de afgelopen maanden maar liefst drie keer in de gelegenheid gesteld de aanslagen te betalen.
Maar zo:
In uw brief schrijft u dat u zich ten zeerste hebt verbaasd over het beslag dat de Belastingdienst heeft gelegd. U heeft echter op 10 juni, 15 juli en 17 september een brief van mij ontvangen met een voorstel tot betaling van uw aanslagen. Bovendien bent u door de deurwaarder op 25 oktober geïnformeerd over de gevolgen als u de aanslagen niet betaalt.
Ik meen dan ook...

Veel burgers ervaren de overheid als onpersoonlijk. In standaardbrieven kan, bijna onvermijdelijk, de persoonlijke aandacht voor de burger in het gedrang komen. In niet-standaardbrieven is het gemakkelijker om wat persoonlijker te schrijven. Maak de lezer duidelijk dat je je echt verdiept hebt in zijn persoonlijke (fiscale) probleem. Bijvoorbeeld door voorbeelden te geven die herkenbaar zijn voor deze speciale lezer.

Niet zo:
Omdat volgens de gegevens de aanslag nog steeds niet is betaald, wordt een beslag op (een deel van) uw goederen overwogen.

Maar zo:
Omdat u volgens mijn gegevens uw aanslag nog steeds niet hebt betaald, ben ik van plan beslag te leggen op (een deel van) uw goederen.

Zie het als een uitdaging om zo te formuleren dat de tekst begrijpelijk is en de toon correct. Neem de volgende aandachtspunten in acht:

Zie het als een uitdaging om zo te formuleren dat de tekst begrijpelijk is en de toon correct. Neem de volgende aandachtspunten in acht:

  • Formuleer handelingsgericht: zeg wat de lezer moet doen om een bepaald doel te bereiken.

Niet zo:
In de toelichting bij de aangifte vindt u alle informatie die u nodig heeft om de aangifte in te vullen.
Maar zo:
Als u niet weet wat u moet invullen in box 3, lees dan bladzijde x van de toelichting.

  • Formuleer zoveel mogelijk vanuit het perspectief van de lezer. Laat merken dat je met de lezer meedenkt.

Niet zo:
In dit site-onderdeel wordt beschreven hoe u aangifte kunt doen.
Maar zo:
U leest in dit site-onderdeel hoe u aangifte kun doen.

  • Formuleer positief. Maak dus geen zinnen met meer dan één ontkenning of met negatieve omschrijvingen.

Niet zo:
Dit geldt niet als de werknemer niet meer dan 183 dagen per jaar (...)
Maar zo:
Dit geldt als de werknemer meer dan 183 dagen per jaar (...).

  • Vermijd de naamwoordstijl.

Niet zo:
Het betalen van belasting is verplicht voor iedereen met een betaalde baan.
Maar zo:
Iedereen met een betaalde baan moet belasting betalen.

  • Gebruik in instructies de gebiedende wijs.

Niet zo:
U schrijft een begeleidende brief.
Stuurt u de documenten vóór 3 augustus 2011.
Maar zo:
Schrijf een begeleidende brief.
Stuur de documenten vóór 3 augustus 2011.

  • Gebruik zoveel mogelijk actieve zinnen en vermijd lijdende vorm als die onnodig is

Niet zo:
Als uwerzijds te laat wordt betaald, wordt het risico gelopen dat er een boete wordt opgelegd.
Maar zo:
Als u te laat betaalt, loopt u het risico dat wij u een boete opleggen.a

Hoort bij

  • Belastingdienst
  • Caribisch Nederland
  • Douane
  • FIOD
  • Toeslagen