Inloggen Account aanvragen

Tekstonderdelen Belastingdienst

Inleiding, kern en slot

De inleiding

De inleiding van een tekst heeft een drieledig doel. De inleiding moet de lezer nieuwsgierig, aandachtig en welwillend maken. In de inleiding van een brief maak je daarom het volgende duidelijk aan de lezer:

  • de aanleiding
  • het onderwerp
  • het doel
  • de opbouw

Voor de inleiding maakt het verschil of je een korte of een lange brief schrijft. Bij korte brieven kun je de eerste drie onderdelen vaak samen in twee of drie zinnen verwoorden. In zo’n geval is informatie over de opbouw niet nodig. Bij langere brieven (meer dan één A4) echter wel.

Kern

De kern of hoofdtekst bevat de eigenlijke inhoud van de brief. Als de kern bestaat uit verschillende onderwerpen, verdeel je deze kern in alinea’s. Tussen alinea's komt een witregel. Er zijn ook andere mogelijkheden om alinea’s aan te geven, maar voor de Huisstijl van de Belastingdienst hebben we gekozen voor witregels. Bij wat langere brieven is het handig boven elk onderwerp een vetgedrukte kop te zetten. Die (korte) kop moet dan wel de lading dekken: de kop maakt volstrekt duidelijk waar de alinea over gaat. De lezer ziet dan direct hoe je brief in elkaar steekt en kan bepaalde informatie snel vinden.

Slot

Aan het eind, na de kern, moet jij je brief afsluiten. Wat voor afsluiting je kiest is afhankelijk van het doel van je brief. Het slot is bedoeld voor afsluitende opmerkingen en voor informatie over de verdere procedure. Ook dienstverlenende aspecten horen hier thuis, zoals het vermelden van een naam en een doorkiesnummer. Nieuwe puur inhoudelijke onderwerpen horen dus niet in het slot te staan.

  • Belangrijk is dat de lezer aan het eind van de brief weet wat er van hem verwacht wordt (welk gedrag je verwacht!) of wat hij nog van de Belastingdienst kan verwachten. Afhankelijk van de situatie is dat het antwoord op een of meer van de volgende vragen:
  • Neemt de Belastingdienst nog nader contact op? Zo ja, binnen welke termijn?
  • Gaat de Belastingdienst een bepaalde actie ondernemen? Zo ja, wat voor actie en wanneer?
  • Wat moet of kan de lezer na het lezen van de brief doen? Binnen welke termijn moet of kan de lezer dat doen?
  • Zijn er gevolgen voor de lezer als hij geen actie onderneemt? Wat zijn die gevolgen?

Voorbeeld tekstopbouw

Een brief moet verdeeld zijn in een inleiding, een kern en een slot. In het eerste voorbeeld is dat niet het geval, in het tweede voorbeeld wel.

Niet zo:

[Aanhef]
U hebt Belastingdienst/Toeslagen laten weten dat u ook huurtoeslag ontvangt, terwijl u alleen zorgtoeslag heeft aangevraagd. Ik heb deze kwestie voor u uitgezocht. Uit mijn onderzoek bleek dat door een techinsche fout ten onrechte huurtoeslag aan u is uitbetaald.
Belastingdienst/Toeslagen biedt u hiervoor excuses aan. Deze fout zal ik zo spoedig mogelijk laten herstellen. De ten onrechte ontvangen huurtoeslag moet u terugbetalen. Hiervoor ontvangt u binnenkort een herziene beschikking. Hebt u nog vragen over deze brief, dan kunt u bellen met de BelastingTelefoon: 0800-0543. De BelastingTelefoon is bereikbaar op werkdagen van maandag tot en met donderdag van 08.00 tot 20.00 uur en op vrijdag van 08.00 tot 17.00 uur.
[Afsluiting en ondertekening]

Maar zo:

[Aanhef]
U hebt Belastingdienst/Toeslagen laten weten dat u ook huurtoeslag ontvangt, terwijl u alleen zorgtoeslag heeft aangevraagd. Ik heb deze kwestie voor u uitgezocht.

Uit mijn onderzoek bleek dat door een technische fout ten onrechte huurtoeslag aan u is uitbetaald. Belastingdienst/Toeslagen biedt u hiervoor excuses aan. Deze fout zal ik zo spoedig mogelijk laten herstellen.

De ten onrechte ontvangen huurtoeslag moet u terugbetalen. Hiervoor ontvangt u binnenkort een herziene beschikking.

Hebt u nog vragen over deze brief, dan kunt u bellen met de BelastingTelefoon: 0800 – 0543. De BelastingTelefoon is bereikbaar op werkdagen van maandag tot en met donderdag van 08.00 tot 20.00 uur en op vrijdag van 08.00 tot 17.00 uur.
[Afsluiting en ondertekening]

Koppen en tussenkoppen

(Tussen)koppen maken de lezer duidelijk waar de volgende tekst over gaat. Vooral voor de lezer die de tekst in eerste instantie globaal doorneemt of voor de lezer die op zoek is naar een specifiek onderdeel van de tekst, zijn heldere kopteksten van groot belang. Neem bij het maken van (tussen)koppen de volgende punten in acht:

  • Een goede kop is kort en bondig en vertelt de lezer wat hij van een tekst kan verwachten
  • De kop dekt de lading van de tekst in zo weinig mogelijk woorden
  • Gebruik aan het begin van een kop geen lidwoorden
  • Gebruik in tussenkoppen geen lidwoorden

Voor koppen kun je kiezen uit de volgende drie stijlen:

  • de naamwoordstijl: Aanvraag kinderopvangtoeslag
  • de werkwoordstijl: Kinderopvangtoeslag aanvragen
  • de vraagstijl: Hoe kan ik kinderopvangtoeslag aanvragen?

Kies voor de naamwoordstijl als je situaties beschrijft. Kies voor de werkwoordstijl als je een instructieve tekst schrijft. Plaats hierbij het werkwoord steeds achteraan. Binnen één tekst kunnen meerdere soorten informatie voorkomen. Je hoeft binnen een tekst dus niet consequent dezelfde soort kop te gebruiken. Wees wel consequent in toon, woordkeuze en het gebruik van meervoud of enkelvoud.

Voorbeelden

  • Aangifte doen
  • Aangifte 2009
  • Aangifteprogramma 2009 downloaden
  • Aangifte voor buitenlandse belastingplichtigen
  • Boxen en tarieven
  • U bent uw betalingskenmerk kwijt

Let op

Een let op attendeert de lezer nadrukkelijk op iets wat voor die lezer van belang is. Als het missen van de informatie voor de lezer vervelende gevolgen kan hebben, gebruik je een let op. Een let op bestaat uit een alinea. Als je enkele woorden extra aandacht wilt geven, schrijf je ze vet. Doe dit echter alleen bij uitzondering. Gebruik accenttekens als je een klemtoon wilt leggen.

De belangrijkste opmerkingen bij een let op zijn puntsgewijs:

  • Streef naar maximaal één alinea per let op.
  • Streef naar maximaal twee keer een let op per schermtekst of pagina.
  • Plaats geen let op binnen een let op.
  • Geef een let op op dezelfde manier als een voorbeeld.
  • Gebruik voor de tip geen andere benamingen, zoals Nota bene of Opmerking.
  • In de tekst van een let op moet je niet het werkwoord opletten gebruiken. Dus niet: Let erop dat …

Voorbeeld van een let op

Let op!
U moet de premies zelf hebben betaald of de bedragen zelf hebben gestort.

Opsommingen

Gebruik opsommingen als een zin veel opsommende delen bevat. Als die delen in een lopende zin achter elkaar staan, vergt het lezen van de zin veel inspanning. Een opsomming maakt het geheel direct inzichtelijk. Om de relatie tussen de opsommende delen inzichtelijk te maken, maak je gebruik van een inleidende zin. De inleidende zin eindigt met een dubbele punt. De onderdelen van de opsomming komen steeds op een nieuwe regel. De onderdelen van de opsomming geven wij aan met bullits. Er komen nergens leestekens achter de verschillende delen van de opsomming. Wij beginnen hele zinnen met een hoofdletter.

Opmaak van opsommingen

Voor een opsomming gelden specifieke opmaakeisen. Gebruik bullits om de afzonderlijke delen aan te geven, op papier zowel als in schermteksten. Cijfers gebruik je alleen bij instructies of om een hiërarchie aan te duiden. Op een schermtekst komt tussen de delen een witregel. Onder het laatste deel komt altijd een witregel. De volgorde van de delen is aflopend van belangrijkst naar minst belangrijk. Gelijksoortige delen worden in alfabetische volgorde geplaatst. Denk aan een opsomming van landennamen. Voor schermteksten en papieren teksten gelden dezelfde regels voor het gebruik van cijfers en letters in opsommingen.

Voorbeeld
U moet een van de volgende documenten bij de hand houden:

  • jaaropgave
  • paspoort
  • salarisspecificatie     

Toelichtende delen in een opsomming

Soms krijgen de onderdelen van een opsomming een toelichting. Achter de delen van de opsomming komt geen leesteken en we sluiten het af met Shift-Enter. De toelichting begint dan op een nieuwe regel. De toelichting begint met een hoofdletter en eindigt met een punt.

Tabellen

Tabellen geven je de gelegenheid (grote) hoeveelheden gegevens overzichtelijk te presenteren. In een goede tabel vindt de lezer in één oogopslag de informatie die hij zoekt. De belangrijkste aandachtspunten bij een tabel zijn:

  • Begin de tabeltekst steeds met een hoofdletter.
  • Plaats alleen punten achter volledige zinnen.
  • Begin de tabelkop met een hoofdletter en eindig zonder dubbele punt.
  • Zorg dat de tabeltekst niet afhankelijk is van de tabelkop. Tabelkop en tabeltekst mogen samen geen zin vormen.
  • Noem eenheden niet in de tabelkop, maar in de tabeltekst. Afhankelijk van wat gebruikelijk is, staat de eenheid voor of na de waarde.

Voorbeelden in een tekst

Kleine voorbeelden kun je in een zin opnemen, bijvoorbeeld door het woord bijvoorbeeld te gebruiken. Grotere voorbeelden haal je uit de lopende tekst. Doe dat op de volgende manier:

  • Gebruik voor de kop Voorbeeld vette standaardletters.
  • Zet geen dubbele punt achter de kop.
  • Laat het voorbeeld inspringen.
  • Plaats geen witregel tussen de voorbeeldkop en de voorbeeldtekst.
  • Plaats wel een witregel tussen de voorbeeldkop en de voorbeeldtekst als het voorbeeld bestaat uit een tabel of begint met een kopje.

Als je meer voorbeelden direct onder elkaar zet, kun je ze nummeren: Voorbeeld 1, Voorbeeld 2, enzovoort. Het is niet altijd nodig om aparte koppen te maken voor elk voorbeeld. Als deze bestaan uit enkele voorbeeldzinnen is het voldoende om er Voorbeelden boven te zetten. Plaats dan wel een witregel tussen de kop en de eerste voorbeeldtekst.

Hoort bij

  • Belastingdienst
  • Caribisch Nederland
  • Douane
  • FIOD
  • Toeslagen