Deelidentiteit hybride werken
Eén stijl voor interne communicatie over hybride werken
De Rijksoverheid stapt over op hybride werken. Dat betekent dat van medewerkers wordt gevraagd bewuste keuzes te maken in hoe, wanneer, waar en met wie zij samenwerken; op een kantoor, op locatie of thuis. Uiteraard in afstemming met de collega's en leidinggevende. Dit is een verstrekkende verschuiving in hoe we werken. Om medewerkers hierin mee te nemen en het waarom goed over te brengen, is het belangrijk dat we op een herkenbare en eenduidige manier communiceren. In ons taalgebruik, in onze beelden, in al onze interne communicatiemiddelen.
In deze stijlgids vind je afspraken en tips die je daarbij helpen. We leggen uit hoe de vormgeving van interne communicatiemiddelen over hybride werken in elkaar steekt. Deze deelidentiteit is een logisch vervolg op de deelidentiteit terug naar kantoor. Het is de bedoeling dat onderdelen van de Rijksoverheid deze stijl zoveel mogelijk gaan gebruiken, zoals besloten door de directeuren Communicatie in de Voorlichtingsraad (VoRa).
Vraag: Wanneer gebruik ik de deelidentiteit voor terug naar kantoor en wanneer de deelidentiteit voor hybride werken? Bij communicatie over hybride werken die corona gerelateerd is, kan de deelidentiteit voor terug naar kantoor worden gebruikt. Voor onderwerpen die niet corona gerelateerd zijn, wordt de deelidentiteit voor hybride werken gebruikt.
Afzenderschap
Het Rijksprogramma Hybride Werken coördineert de randvoorwaarden om rijksbreed hybride te werken. De uitwerking vindt echter plaats bij de departementen zelf. Voor de communicatie-uitingen over hybride werken kan daarom zowel het logo Rijksoverheid (bij rijksbrede communicatie), als het logo van het departement of het onderdeel worden gebruikt.
Pay-off
De pay-off die we intern gebruiken is: 'wat werkt voor ons?'. Daarmee benadrukken we dat hybride werken vraagt om nieuwe gezamenlijke afspraken waarin zowel de belangen van de medewerker als die van de organisatie in balans komen. We zijn en blijven hierover in dialoog.
In de kopteksten willen wij de medewerker persoonlijk aanspreken en uitnodigen om na te denken over de invulling van hybride werken: wat werkt voor jou? De medewerker krijgt immers de ruimte om bewuste keuzes te maken in hoe, wanneer, waar en met wie hij of zij samenwerkt; op een kantoor, op locatie of thuis. De medewerker moet dit natuurlijk wel afstemmen met collega’s en leidinggevende.
De pay-off kent de hierboven afgebeelde twee basisversies. De vorm symboliseert de eigen regie die men, in overleg, heeft op de te maken afspraken. Hybride werken biedt de mogelijkheid meer regie te hebben in het vinden van de juiste balans. Tussen 'aan' en 'uit', tussen werk en privé, tussen thuis en elders. Wat spreken we samen af over bereikbaarheid en beschikbaarheid?
Omdat elk thema voor iedereen afzonderlijke mogelijkheden biedt is het gebruik van varianten van de pay-off willekeurig. Hybride werken is maatwerk; er zijn kaders die samen ingevuld worden.
Wanneer het niet mogelijk is, door technische beperkingen, de warme donkergele kleur prominent te gebruiken, b.v. in een E-mail of digitale nieuwsbrief, is bij wijze van uitzondering een alternatieve versie van de pay-off beschikbaar. Deze pay-off heeft een extra gele rand.
Twee niveaus
In de communicatie worden twee niveaus onderscheiden:
- Thematisch (om een onderwerp aan te kaarten)
- Verdiepend (om een onderwerp toe te lichten of dieper op een onderwerp in te zoomen)
Kleur
De communicatie is een vervolg op de communicatie over terug naar kantoor. Vandaar dat ook hier de warme donkergele kleur wordt gebruikt. Deze kleur staat voor wat er allemaal ´kan´. Er is bewust gekozen voor een positieve toon om medewerkers in gesprek te krijgen en te stimuleren om hybride te gaan werken.
Daarnaast worden paars en donkergroen gebruikt voor typografische elementen. De titel van een communicatiemiddel wordt altijd in dezelfde kleur gezet als de gekozen variant van de pay-off. Eventuele secundaire tekst wordt geplaatst in de alternatieve kleur.
Beide kleuren hebben voldoende contrast om op zowel een warm donkergele, als op een witte, ondergrond te voldoen aan de webrichtlijnen en eisen met betrekking tot toegankelijkheid.
De drie kleuren vormen in combinatie met de illustraties de basis voor de vormgeving van alle interne communicatiemiddelen over hybride werken.
Taal en toon
De vormgeving en de tekst op de middelen moeten bij elkaar passen en elkaar versterken. De combinatie van een vriendelijke uitstraling en menselijke toon maakt dat communicatie een sturend karakter heeft zonder dwingend over te komen. Tekstueel ligt de focus bij deze positieve stimulerende aanpak op wat mag en wat kan. De taal en toon die gebruikt worden op deze interne communicatiemiddelen moeten aansluiten bij het vriendelijke karakter van de stijl. Sturend zonder dwingend te zijn. Medewerkers zijn bij voorkeur geïnformeerd over de nieuwe manier van werken. Ze weten wat ze kunnen verwachten en herkennen de stijl en de boodschap.
Tekstwijze:
- Teksten sluiten inhoudelijk aan bij de twee niveaus: thematisch en verdiepend.
- Teksten zetten medewerkers aan om bewust na te denken over hybride werken.
- Probeer de medewerker in de kopteksten direct aan te spreken: wat werkt voor jou?Wanneer ben jij bereikbaar?
- Gebruik zo min mogelijk de gebiedende wijs.
- De boodschappen worden simpeler en toch sterker door tekst te combineren met een passende illustratie.
- Vertel niet meer dan nodig is. Gebruik zeer korte instructieve teksten (zeer korte leestijd).
- Als meer instructie nodig is, gebruik maximaal 2 (sub)regels om te veel informatie te voorkomen.
- Teksten moeten faciliteren, zijn handelingsgericht en gedragsversterkend.
- Attendeer medewerkers op wat ze mogen of kunnen doen.
Illustratiestijl
Omdat hybride werken ons persoonlijk raakt, staan illustraties van personen centraal. De illustraties zijn menselijk, herkenbaar en hebben een vriendelijk karakter. Zij zijn gebaseerd op de iconenstijl van de Rijksoverheid. Aangevuld met kleuren uit het huisstijlpalet en schaduw voor de suggestie van diepte.
Naast de collegiale karakters is er een aantal objecten gevisualiseerd. Hierdoor is het mogelijk specifieke thema's of een bepaalde setting te verbeelden. Deze gestileerde elementen ondersteunen de heldere beeldtaal en dragen bij aan de herkenbaarheid van de communicatie.
Voorbeelden thematisch
Thematische uitingen zijn warm donkergeel waarbij het thema zich in een gecentreerde witte cirkel bevindt. Wij vragen mensen buiten de kaders te denken. Dit zien wij terug in de illustraties. Bij thematische uitingen staat de pay-off altijd in een witt e balk aan de onderkant.
Bij het afbeelden van mensen heeft, mits de boodschap of het onderwerp dit toelaat, het gebruik van een torso de voorkeur. Dit geeft de uiting een vriendelijke en persoonlijke uitstraling.
Voorbeelden verdiepend
Verdiepende uitingen zijn wit. Je bent lett erlijk ingezoomd in de eerder benoemde thematische cirkel. De pay-off wordt hier in een warm donkergele balk onderaan geplaatst.
Animatie
Voor animatie wordt gebruik gemaakt van de op rijksiconen gebaseerde illustratiestijl. Deze animaties krijgen een illustratief karakter door toevoeging van kleur en schaduwwerking. Het kleurpalet is sprekend, helder en zoveel als mogelijk gebaseerd op de kleuren van de Rijksoverheid. Het gebruik van transparantie wordt afgeraden.
Voor het weergeven van specifieke onderwerpen wordt het thematisch niveau gebruikt. Wanneer hier meer duiding aan gegeven wordt, zoomen wij in op de witte cirkel en ontstaat een natuurlijke overgang naar het verdiepende niveau.
Vragen?
Heb je vragen over het gebruik van de deelidentiteit of over het Rijksprogramma Hybride Werken?
Mail dan naar PostbusProgr.HybrideWerken@minbzk.nl
Voorbeelden
Voorbeeld (digitale) flyer/poster zonder afbeelding
Voorbeeld factsheet
Voorbeeld E-mail
Voorbeeld digitale nieuwsbrief
Voorbeeld gadget
Voorbeeld Powerpoint